AUDITORIA CONDOMINIO LEONORA LATORRE
FECHA INICIO: 28 DE JUNIO 2011
FECHA DE TERMINO: 12 DE JULIO 2011
TIPO DE SOCIEDAD: PERSONALIDAD JURIDICA
RAZÓN SOCIAL: CONDOMINIO LEONORA LATORRE, ANTOFAGASTA
R U T: 53.298.245 6
DOMICILIO: EL ORO 8275
CIUDAD: ANTOFAGASTA
INICIACION DE ACTIVIDADES: NO TIENE
CODIGO ACTIVIDAD ECONOMICA: 950002
ADMINISTRADOR: HUMBERTO MAFFIOLETTI BENITEZ
REPRESENTANTE LEGAL: RODRIGO RIVER0S ADASME
DOMICILIO: EL ORO 8275
CIUDAD: ANTOFAGASTA
INICIACION DE ACTIVIDADES: NO TIENE
CODIGO ACTIVIDAD ECONOMICA: 950002
ADMINISTRADOR: HUMBERTO MAFFIOLETTI BENITEZ
REPRESENTANTE LEGAL: RODRIGO RIVER0S ADASME
I. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
Revisar documentación de Ingresos y Egresos; Remuneraciones; Libro de Bancos; Imposiciones; Retenciones de Segunda Categoría e Impuesto Único trabajadores; Revisión Tributaria; Procedimientos y Control de Gestión. Por el periodo de Abril 2010 hasta Abril 2011. Considerando Cierre al 30 de Septiembre 2010; al 31 Diciembre 2010 y al 30 de Abril 2011.
II. DESARROLLO:
En primer lugar, se verifico el correlativo de todos los comprobantes de ingresos para corroborar que los comprobantes emitidos, hayan sido ingresados en caja.
De esta revisión se determino que no existen comprobantes sin ingresar, solo se evidencia un desorden total en la correlatividad de los comprobantes, ya que al parecer tomaban cualquier talonario para confeccionar el ingreso y no la secuencia del numero anterior. Por ejemplo, el día 13 de Abril se utilizaba la numeración 269 y el mismo día se rinden comprobantes con 300; 400 y 500 inclusive. Esta situación se prolonga por los meses de Mayo y Junio 2010, para regularizarse en el correlativo a partir de Julio 2010.
También se revisaron los talonarios de comprobantes de ingresos que estaban nulos, para constatar que la copia del comprobante se encontrara anexada al original. Comprobación realizada sin ninguna novedad, ya que se encontraron todas las copias debidamente anuladas.
A continuación se detallan comprobantes anulados que fueron revisados mediante los talonarios originales, que se encuentran en Bodega.
Los comprobantes de ingresos a partir de Enero 2011 se confeccionan en talonarios impresos y con correlativo único. Lo que administrativamente es ideal, debido a que se pueden controlar mejor y en caso, de algún error de anotación, no se deben corregir o enmendar, simplemente se anula y se archiva para mantener la continuidad del correlativo.
Con el objeto de diferenciar el concepto de cada ingreso los hemos clasificado en:
a) Recaudación Gastos Comunes
b) Ingresos Club House
c) Ingresos Venta Llaves
d) Ventas Control Remoto
En segundo lugar, se auditan comprobantes de Egresos, los cuales siguen dos correlativos, distintos uno para los egresos en efectivo y otro para los egresos con cheques. Situación que es no aconsejable, ya que la dualidad de correlativos se presta para cometer errores.
El otro problema que se visualiza es que son confeccionados por computador y el correlativo se escribe a mano, lo que permite su reemplazo en cualquier momento y la posibilidad de manipulación en forma arbitraria.
La actual administración tiene solucionada esta anomalía, ya que actualmente se confeccionan en imprenta y con un correlativo único. En cuanto a los egresos se evidencian las siguientes observaciones:
1) No siempre los Egresos tienen el documento adecuado de respaldo, llamase Factura; Boleta de Servicio o Boleta de Honorarios. Dentro de lo posible se debe exigir factura, ya que esta señala fehacientemente lo que se esta comprando. Ejemplo Egreso N° 13 por $ 32.000.- fecha 23/04/2010 con boleta N°3323 glosa timbres de administración. Existe el egreso N°64 por $18.400- que no tiene boleta o factura y su glosa es “Compra de boletas, timbre y Avisos”.
Otro ejemplo, Egreso N° 4 por $ 30.000- glosa insumos de Aseo, no tiene documento de respaldo.
Egreso N°271 de fecha 09/09/29010 por $ 104.000.- por trabajos de Jardinería. Así como estos ejemplos existen otros egresos sin su respectivo respaldo.
2) Las Boletas de Honorarios se están recibiendo con Retención de Impuesto de 2° categoría, correspondiente al 10%; lo que obliga a la comunidad a declararlas mensualmente en el formulario 29 del Servicio de Impuestos Internos y una vez al año, en el mes de Marzo de cada año a confeccionar la Declaración Jurada de retenciones de honorarios N° 1879. De no hacer estas gestiones en las fechas estipuladas, el condominio se expone a multas.
Cabe señalar que los profesionales al momento de emitir la Boleta de Honorarios, especialmente la Electrónica, pueden decidir si ésta se emite con retención de impuesto o no. Lo importante es saber determinar cuando existe retención, para en primer lugar, cancelar el líquido solamente de los honorarios y posteriormente, declarar en la Tesorería General de la Republica la retención los días 12 de cada mes.
3) Relacionado con anterior, se detecto que existen Boletas de Honorarios Recibidas sin retención de impuesto y sin embargo, se pago la retención Perjudicando los intereses del condominio. Ejemplo: Boleta N° 397 de Abogados, Asesores y Consultores por $ 220.000- Valor pagado demás $24.222 en Formulario N° 29 de Agosto 2010 folio 501941144.
Otro caso, Dr.-Luis Salcedo boleta N° 4194 fecha 13/08/2010 pago demás $ 1.111.-
La boleta N° 403 no tiene retención y se pago $24.222.- demás en folio N°502086914 y también corresponde a Abogados, Asesores y Consultores Ltda.-.
4) Una solución para los Egresos sin respaldo cuando se trate de servicios Recibidos es que el condominio le puede realizar vía Internet, una boleta de Honorarios por Prestación de Servicios de Terceros, en la pagina Web www.sii.cl, solicitando los datos al prestador del servicio, es decir, nombre completo; domicilio y Rut-
5) Se han visualizado Egresos que tienen respaldo por menor valor que el que señala como total. Ejemplo, boleta N° 43 de Egreso N° 77 Noviembre 2010, Egreso señala un valor de $ 83.333. y la boleta de respaldo es por 75.000.- como se desprende claramente que el error se produjo con la retención del 10%; que asciende a $ 8.333, se modifica el valor de egreso a $ 75.000.-
En Egreso N°51 de fecha 31 Enero 2011 se pago por $ 110.000.- y la boleta de respaldo N°1, señala liquido a pagar $ 100.000.- Esto sucede porque se están recibiendo boletas de honorarios con retención del impuesto de 2° categoría. Por lo que insisto se debe realizar un cambio de procedimiento y no recibir boletas con retención-
También en el mes Octubre 2010, en Egreso N°13 de fecha 08/10/2010 Se detecto la adulteración de la boleta N°29591 de la ferretería Han Silva La que originalmente era por $ 4.000 y se le antepuso un 2 y se rindió por $ 24.000.
6) En general, la actual administración ha mejorado sustancialmente las falencias de las administraciones anteriores, solo queda recomendar que al egreso se registre, además de la glosa, que ya la tiene. Agregar el número de la Boleta y/o el número del recibo que se adjunta.
Los comprobantes de Egresos se han clasificado en:
a) Servicios y Honorarios
b) Consumo de Agua
c) Convenio con Aguas Antofagasta
d) Gastos Legales y Finiquitos
e) Gastos Generales
f) Imposiciones y Aportes
g) Consumo Elecda
h) Convenio con Elecda
i) Aseo y Mantención
j) Remuneraciones
k) Compra Llaves Acceso
l) Compra Activos
Al final de éste informe, se adjuntan ESTADOS DE RESULTADOS por Mes y Acumulado a Septiembre 2010; A Diciembre del 2010 y a Abril del 2011-
Además, se adjuntan BALANCE TRIBUTARIO al 30 de Septiembre del 2010; al 31 de Diciembre del 2010 y finalmente al 30 de abril del 2011.
Explicaciones al Balance:
Nota 1: Se ha considerado la cuenta corriente del presidente como una cuenta contable, denominada Banco Crédito e Inversiones.
Nota 2: Se excluyo totalmente la cuenta corriente del Banco Santander, atendiendo a que esta sin movimiento y que a pesar, que existen dos cheques protestados no se han podido retirar por falta de poderes.
Nota 3: El saldo que se refleja al 30 de septiembre del 2010, $10.605.875.- es exactamente igual al determinado por el Comité Interventor a cargo del Administrador Sr. Héctor Hurtado.
Nota 4: Al 31 de Diciembre 2010 el saldo que arroja la cuenta Banco Crédito e Inversiones es negativo en $ 36.911.- Situación que se pudo dar dado que la cuenta corriente del Sr. Rivera tenía fondos propios en el Banco.
La cuenta Caja tiene un saldo positivo de $ 274.926 y difiere del saldo que mantiene la administración del condominio que es $ 266.591; la diferencia es $ 8.335 corresponde a la contabilización errónea del comprobante de Egreso N°77 del mes Noviembre 2010, el cual contabiliza la Boleta N°43 por $ 83.333; en circunstancia que dicha boleta tenia una retención del 10% por valor de $ 8.333, por tanto se debió contabilizar por $ 75.000.
Nota 5: Los saldos de las cuentas Banco y Caja, también difieren de los valores determinados en ésta auditoria y se explican a continuación:
Cuenta Banco Crédito e Inversiones de administración entrega un saldo de $ 1.433.423 y el saldo real determinado según auditoría es $ 1.453.487, la diferencia de $ 20.064 corresponde a error de contabilización de Egreso N° 227 de Abril 2011 que se contabilizo por $ 1.117.723; en circunstancia, que el valor real de las imposiciones de marzo 2011 es por $ 1.097.659.-
Cuenta Caja la administración entrega un saldo de $ 472.065, versus el valor de $ 482.440 que determino el auditor. La diferencia de $ 10.335 que se explica por una parte con los $ 8.335; determinados al 31 de Diciembre 2011 y por otra parte, a $ 2.000 que se omitieron en Ingresos del día 16 de febrero 2011, en efecto los ingresos de dicho día sumaban $ 173.000 y la administración considero la suma de $ 171.000
REMUNERACIONES
Libro de Remuneraciones, no existe se lleva en hojas sueltas con el detalle completo de las liquidaciones de cada mes. Se sugiere la adquisición de un Libro y el respectivo timbraje en la Inspección del trabajo, para pegar las hojas en el Libro. Los Libros que no se encontraron fueron de los meses de Septiembre y Noviembre 2010, por lo se confecciono el Libro de Septiembre y se imprimió el mes de Noviembre 2010, quedando así todos los meses debidamente al día.
En la revisión de las imposiciones se detecto un error de porcentaje en las cotizaciones del IPS ex INP, específicamente en lo que concierne a la Ley N° 16.744; sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales. Por los meses de Mayo 2010;Junio 2010;Julio 2010 y Agosto 2010, enterándose demás la suma de $1.228.958.- El nuevo administrador Don Humberto Maffioletti presentó con fecha 07 de julio de 2011, la solicitud de devolución al IPS.
El porcentaje que debe cancelar el condominio corresponde a un 0,95% y se calculo un 9,9% a continuación se muestra un cuadro explicativo:
También se detecto que el aporte del seguro de cesantía en el año 2010, lo pago el condominio, en circunstancia, que para los trabajadores con contrato de trabajo indefinido, debe cancelar sólo un 2,4%; solamente a los trabajadores de plazo fijo se debe pagar un 3%. Situación regularizada a la fecha.
Cabe recordar que a partir del 1° de Julio de este año, todas las empresas independiente de número de trabajadores, deberá financiar el costo del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia de sus empleados. Este costo representa el 1,49% de la renta imponible del trabajador, con tope de 66 UF (Tope que ira variando una vez al año y que será informado por la Superintendencia de Pensiones, en el mes de Enero de cada año).
En cuanto a la cuadratura del Libro de Remuneraciones versus las imposiciones pagadas, detectamos diferencias que corresponden a pago de imposiciones en los meses de Octubre 2010- Enero; Febrero; Marzo y Abril 2011. Producidas por pago de imposiciones de trabajadores que están finiquitados por una parte y por otra, a trabajadores que figurando en el Libro no aparece pagada su cotización- También se aprecian diferencias de totales imponibles, es decir; en el Libro existen un valor, distinto del imponible señalada en la cotización pagada al IPS (ex- INP).
En el mes Enero 2011 existe una diferencia de $ 310.548; por cotizaciones pagadas demás. El error se produjo al cotizar por trabajadores que fueron finiquitados en los meses anteriores y también, por diferencia en los totales imponibles. Esta situación estaba en conocimiento del administrador Sr. Humberto Maffioletti, incluso se presentaron las solicitudes al IPS; Isapre y AFP, respectivas para la devolución de las cotizaciones enteradas demás. A continuación se anexa cuadro explicativo:
En el mes de Febrero 2011 existe una diferencia de $ 4.227 .Por una diferencia de imponible por $ 17.926 de Maribel Barrera. Según se detalla en cuadro anexo:
En el mes de Marzo 2011 se determino una diferencia de $ 37.005 que se explica por el pago de cotizaciones demás de Elia Romero e Iván Romero, por un monto $ 81.872. Además que no se pagaron
imposiciones por Damian Soto, por valor $ 44.867; quién ya no trabaja en el condominio.
En el mes de Abril 2011 se determino una diferencia de $ 44.823 que se explica por el pago de cotizaciones demás de Carolina Barría Urriaga. A quién se le cotizo por mayor cantidad de días trabajados. Por lo tanto, se debe recuperar las cotizaciones pagadas demás.
Cabe destacar que los valores señalados en los cuadros presentados con valor positivo constituye el monto imponible enterado demás y que los valores señalados con el signo menos, representan el imponible cotizado de menos.
A continuación se presenta un Cuadro Resumen con las diferencias por el periodo de Enero a Abril 2011:
Para evitar la ocurrencia de la descuadratura de imposiciones versus Libro de Remuneraciones, se recomienda que primero se haga el Libro de Remuneraciones, una vez que este debidamente revisado, recién se confeccionen las Liquidaciones de Sueldos. Posteriormente este Libro de debe comparar y cuadrar con el traspaso de la información que hace en Previred, eliminando a los trabajadores finiquitados y agregando a los trabajadores contratados. Revisar los imponibles de cada trabajador y una vez que todo este correcto, recién ejecutar el pago de las imposiciones.
GRATIFICACIONES
En la revisión de las gratificaciones, se pudo apreciar error en el cálculo de la Gratificación Pactada que se cancela a los trabajadores del condominio, en efecto: la Ley señala que las gratificaciones tienen un tope de 4,75 ingresos mínimos anuales. Si consideramos que el ingreso mínimo mensual es de $ 172.000 multiplicado por 4,75 nos da un valor de $817.000, dicho valor es año, por lo tanto, lo dividimos por 12, tenemos que el tope mensual es $68.083.- En el mes de Enero 2011 a los trabajadores Humberto Maffioletti y Srta. Monserrat Donoso, se le esta pagando la suma de $83.333 lo cual sobrepasa el tope de la gratificación.
De la misma manera hay que desarrollar esta formula en el mes de Julio de cada año, fecha en que se aumenta el ingreso mínimo mensual y por lo tanto, se debe modificar la gratificación a todos los trabajadores. Se debe tener presente, que la ley indica que son 4,75 ingresos mínimos al año; por lo que, corresponde legalmente calcular la diferencia que se produce en el primer semestre, dado que se ha pagado una gratificación con un ingreso mínimo menor. La cual puede ser cancelada en el mes de Diciembre de cada año.
IMPUESTO ÚNICO TRABAJADORES
Se visualizan errores de cálculo de impuesto único a los trabajadores en el mes de septiembre 2010, descuento que no procede por cuanto el imponible de dichos trabajadores esta por debajo del valor exento de impuesto. Afortunadamente, no fue cancelado en tesorería de la república y solo habría que hacer la devolución a los trabajadores si fuera solicitado. No cabe duda que la nueva administración tiene muy claro el cálculo del impuesto único, ya que en el año 2011, no ha habido problemas en éste sentido.
Se visualizan errores de cálculo de impuesto único a los trabajadores en el mes de septiembre 2010, descuento que no procede por cuanto el imponible de dichos trabajadores esta por debajo del valor exento de impuesto. Afortunadamente, no fue cancelado en tesorería de la república y solo habría que hacer la devolución a los trabajadores si fuera solicitado. No cabe duda que la nueva administración tiene muy claro el cálculo del impuesto único, ya que en el año 2011, no ha habido problemas en éste sentido.
CONTRATOS DE TRABAJO
No se encuentran observaciones, ya que actualmente todos los trabajadores poseen su contrato, debidamente actualizados. Tanto en la duración del contrato, como cuando se modifican o aumentan los valores imponibles.
LIQUIDACIONES DE SUELDOS
No se encuentran observaciones, cumplen las exigencias legales, se encuentran debidamente firmadas por cada trabajador.
FINIQUITOS
Se encuentran sin observaciones, ya que se realizan inmediatamente que el trabajador ha sido separado de sus funciones y se encuentran debidamente legalizados ante un notario.
LIBRO DE ASISTENCIA
Se visualiza su uso diario como corresponde legalmente. Se debe mantener esta exigencia de firma diaria por cada trabajador, ya que a la hora de reclamos en la Inspección del Trabajo, éste libro cobra una relevancia especial, ya que los fiscalizadores es lo primero que solicitan para la comprobación del vínculo laboral y las horas extraordinarias trabajadas.
LIBRO DE BANCO
Existe una cuenta corriente en el Banco Santander N° O-000-04-67304-2; la cual no esta en uso, debido a los cambios de administradores y por falta de actualización de los antecedentes en el banco. Por lo tanto, se está utilizando la cuenta corriente del presidente del comité de administración que posee en el Banco de Crédito e Inversiones. A pesar de que se están llevando los controles pertinentes, las prácticas generales de auditoría, por una mejor transparencia señala que es improcedente usar cuentas corrientes personales y ajenas a las empresas. Por lo tanto, se debe a la mayor brevedad regularizar esta situación y comenzar a usar la cta.cte. Banco Santander.
CONCILIACIÓN BANCARIA
No existe a la fecha debido al problema que se tiene con los poderes en el banco, pero es indispensable que se realice todos los meses. Ya que permite igualar los saldos del banco y los registrados por el condominio, rebajando los cargos y sumando los abonos que no estuvieran contabilizados. Sobre todo si pensamos que algunos vecinos aprovechando la tecnología existente, están pagando sus gastos comunes con transferencias bancarias y la única manera de realizar la conciliación bancaria es teniendo a la vista las cartolas del Banco, para lo cual, debe contener sólo los movimientos del condominio y ningún otro.
III. REVISIÓN TRIBUTARIA:
El condominio Leonora tiene como actividad económica vigente “Consejo de Administración de Edificios y Condominios” cuyo código es el número 950002, no tiene inicio de actividades y no esta afecta a IVA; esta es la información que tiene registrada el Servicio de Impuestos Internos. La situación tributaria general no tiene observaciones, lo cual se explica debido a que no tiene inicio de actividades y por lo tanto, no registra documentos autorizados. (Facturas, Boletas, Guías de Despacho, Notas de Crédito, etc.)
Al consultar las declaraciones juradas y giros emitidos de la pagina Web del servicio, nos encontramos que tiene un giro por $ 18.935, el cual se puede cancelar por Internet y tendría una rebaja de un 50%; quedando en el valor $ 9.467 .El motivo del giro es la presentación atrasada de la declaración jurada N° 1887, la cual fue presentada con fecha 09 de Abril 2011 y el plazo para su presentación venció en el mes de marzo 2011.
El procedimiento para cancelar por Internet es el siguiente:
Ingresar a la pagina www.sii.cl con el Rut y la clave del condominio, luego se hace clic en el cuadro que dice “declaraciones juradas”, posteriormente se ingresa a “consulta y seguimiento declaraciones juradas y giros emitidos” luego en ingresa en “consulta estado” y posteriormente se selecciona el botón aceptar.
Después en Estado de los giros Emitidos y finalmente se pincha el cuadro “Pago por Internet”.
Después en Estado de los giros Emitidos y finalmente se pincha el cuadro “Pago por Internet”.
IV. PROCEDIMIENTOS:
En cuanto a procedimientos del manejo de Ingresos y Egresos, se controla eficientemente, en forma computacional, a través de planillas Excel, tanto el registro en las cajas diarias, como en las Planillas de Ingresos Mensuales y posteriormente su archivo respectivo. Lo más rescatable es que se detallan uno a uno los números de los comprobantes de ingreso, lo que permite su revisión en forma rápida y segura. Entrega información oportuna del valor de la deuda de cada propietario del condominio por concepto de gastos comunes y el saldo total de los valores adeudados y recaudados a una fecha determinada.
En cuanto a procedimientos del manejo de Ingresos y Egresos, se controla eficientemente, en forma computacional, a través de planillas Excel, tanto el registro en las cajas diarias, como en las Planillas de Ingresos Mensuales y posteriormente su archivo respectivo. Lo más rescatable es que se detallan uno a uno los números de los comprobantes de ingreso, lo que permite su revisión en forma rápida y segura. Entrega información oportuna del valor de la deuda de cada propietario del condominio por concepto de gastos comunes y el saldo total de los valores adeudados y recaudados a una fecha determinada.
Además, esta establecido su revisión por los dos funcionarios administrativos que trabajan en la oficina; es decir, existe una doble comprobación. El sistema permite también rápidamente comprobar mediante los originales de los comprobantes de ingresos, si un propietario del condominio tiene alguna duda sobre un pago de un gasto común.
Se sugiere establecer un procedimiento general para el pago de los honorarios de acuerdo al monto de la prestación o servicio; como por ejemplo: honorarios de hasta 30.000 solamente con recibo, para honorarios mayores a ésta cifra, exigir la boleta respectiva o bien, la emisión en la pagina del servicio de impuestos internos de una Boleta de Prestación de Servicios a Terceros. No sólo por la transparencia del pago, sino que también por la exigencia del SII, de que todos los contribuyentes deben emitir una boleta por la prestación de sus servicios y posteriormente declarar sus ingresos una vez al año, en la Declaración e Renta proceso que se realiza en el mes Abril de cada año.
Se visualizo que el Sr. Pedro Valencia que otorga servicios de jardinería, emitió una boleta de honorarios la N° 1, en el mes de Enero 2011 y posteriormente se han cancelado honorarios, los meses de Febrero; Marzo y Abril 2011 y no se ha exigido la Boleta de Honorarios.
Otra sugerencia esta relacionada con el Presupuesto de Caja, que consiste en planificar en forma cronológica los ingresos y gastos esperados en un periodo de tiempo determinado. Se puede realizar en forma mensual trimestral, semestral, etc. Permitiría que el condominio programe sus necesidades de corto plazo y al administrador tomar las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de excedentes, para la planificación de las mantenciones y/o inversiones.
El auditor estima que sería de mucha importancia esta herramienta de la administración, sobre todo, cuando los gastos en varios meses superan a los ingresos y existen muchas necesidades relacionadas con la mantención de los edificios del condominio.
No esta demás, informar a los administradores del condominio, que como una forma de entregar beneficios sociales a sus trabajadores, existen las CAJAS DE COMPENSACION DE ASIGNACION FAMILIAR Y LAS MUTUALES DE SEGURIDAD, que la primera administra la asignación familiar y el subsidio de incapacidad laboral y la segunda administra la Ley N° 16.744; sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, sin que afiliación a estos organismos aumente el costo previsional, ya que solo importa un cambio de pago de los porcentajes que administran cada una de ellas y que ya se pagan en la actualidad.
V. OBSERVACIONES:
1. Mantener el orden del correlativo de los comprobantes de Ingreso y Egresos, dado que ahora están numerados por la imprenta, sólo se debe tener el cuidado de numerar los talonarios y usarlos de acuerdo al número correlativo que sigue.
2. Respaldo de los comprobantes de Egreso es importante revisar bien la documentación que acredita el pago, si se trata de boleta de honorarios, fijarse bien en la parte inferior a la derecha, donde se señala el monto del documento y si tiene retención con mayor razón, ya que se debe evitar pagar demás un documento, la línea que dice retención, como su nombre lo indica no debe pagarse al interesado, sólo se retiene para depositarla en la tesorería general de la republica. También sería conveniente no mezclar el gasto de movilización en los comprobantes de egresos y confeccionar esta comprobante sólo con el gasto de fondo. La movilización se puede acumular y rendir una vez a la semana; señalando obviamente en el recibo el motivo que ocasiono dicho emolumento.
También se debe registrar en la glosa del Egreso el número del documento que lo respalda, llamase boleta de Venta o Servicios; Factura o Boleta de Honorarios, recibos de Caja, etc.
3. Se reitera la conveniencia de revisar detenidamente las boleta de honorarios, para determinar si tienen o no retención, dado que cuando tienen retención del 10% nace la obligación de confeccionar el formulario N° 29 IVA y las posteriores declaraciones Juradas que se realizan todos años en el mes de Marzo.
4. Adquisición de Libro de Remuneraciones, para vaciar los datos que se mantienen en Planillas Excel o bien pegarlas en libro.
5. Controlar el tope de las gratificaciones pactadas de acuerdo a ley, corresponde a 4,75 ingresos mínimos al año. Cancelar la diferencia de gratificación que se produce por la variación del ingreso mínimo en el mes de Julio de cada año. Por norma las empresas la cancelan en diciembre de cada año.
6. Libro de Banco y Conciliaciones Bancarias, se debe regularizar el bloqueo del Banco Santander y confeccionar las conciliaciones todos los fines de mes, agregando a los gastos, los cargos bancarios y sumando a los ingresos los abonos bancarios. No es posible que se siga usando una cuenta corriente que no pertenece al condominio, de la cual no se tiene cartolas, ni información de los cheques protestados, ni tampoco se pueden revisar las transferencias bancarias.
7. Dentro del procedimiento general de pagos que se sugiere, se pueden emitir Boletas de Prestación de Servicio a terceros, con o sin retención de impuesto de 2° Categoría, en la pagina Web del Servicio de Impuestos Internos. Es conveniente que a los pequeños contribuyentes que realizan trabajos menores, se le hagan la boletas con retención.
8. Hacer un seguimiento a la presentación de devolución al I.P.S. Ex INP; por las cotizaciones declaradas demás por valor de $ 1.228.958. con el objeto de recuperar cuanto antes dichos valores.
9. Finalmente la utilización de la herramienta de administración denominada Presupuesto de caja, puede ayudar a la planificación de las mantenciones que necesitan los edificios, dado que ya cumplieron más de cinco años desde su construcción.
Por último, cabe destacar el profesionalismo con que la nueva administración esta trabajando y la entrega diaria que realizan para solucionar los problemas que se presentan, que a juicio de éste auditor por el tiempo de trabajo en la misma oficina pudo observar, no son pocos. También es necesario reconocer la buena disposición para la entrega de los antecedentes y la información necesaria para llevar a cabo esta auditoria.
